自動翻訳や校正ツールの進歩により、英語で文章を書くハードルは格段に下がりました。一方で、「この英文、失礼なニュアンスだったりしないかな？」と、ちょっと不安になることもあるのでは？

こちらの「メールで使える英語表現」シリーズは、英語でメールを書くときに使える便利な語彙・表現を、シチュエーションごとに紹介する記事です。定型的な表現に言い換え例文を複数つけ、注意するポイントも挙げてあります。英文メールのテンプレートとしても活用してください！

キャンパスライフ編第6回は、「イベントのお知らせについて教授に返信する」です。

今回のテーマ：How to Reply to Your Professor regarding an Event Notice

大学教授からイベントについてメールが届いたので返信したい、そんなシチュエーションです。出欠や質問事項をうまく伝えるには、どんな表現を使うとよいのでしょうか？
さっそく例を確認しましょう！

メール文の例

受信メール

To: ◎◎◎◎◎@mail.com
Subject: Special Information Session for the Graduate School of Economics

Dear Economics Department Students,

As you may all be well aware, our department will be hosting a special session next Friday from 2 p.m. to 5 p.m. for information about the Graduate School of Economics program. This session will provide all the necessary information regarding the program and the application process. Attendees will have a great opportunity to speak with professors, staff, and other representatives. There will be a maximum of 200 participants, and signing up is required to gain access. The signup process will be announced very shortly, but in the meantime, please feel free to contact me if you have any questions or concerns.

Sarah Thompson
Professor
Department of Economics

返信メール

To: ▼▼▼▼▼@mail.com
Subject: Re: Special Information Session for the Graduate School of Economics

Dear Professor Thompson,

Thank you for the information about the special session for the graduate school program. ①I’m planning on signing up. ②I’d like to ask a question. Could you tell me if some of the representatives you mentioned are currently in the program as graduate students? ③The reason is that I would like to chat with them about student life. In addition, I’d like to know if I am required to stay for the full length of the session. This is because I am meeting with some classmates at 4:30 p.m. to work on a project. I hope that it will be okay for me to attend the session and leave early. Thank you again for this opportunity.

Sincerely,
Masashi Ito

（訳）

受信メール

To: ◎◎◎◎◎@mail.com
件名: 大学院経済学研究科の特別セッション

経済学部学生各位

皆さんもご存じかと思いますが、当学部は来週の金曜日午後2時から5時まで、大学院経済学研究科プログラムの情報に関する特別セッションを開催します。このセッションでは、プログラムや出願手続きに関する必要な情報が全て提供されます。参加者は、教授陣や職員、その他の代表者と話をする絶好の機会を得られるでしょう。参加人数は最大で200名となっており、参加するには事前の登録が必要です。登録方法は近日中に発表されますが、それまでに質問や懸念点がありましたら、私まで気軽にご連絡ください。

経済学部
教授
サラ・トンプソン

返信メール

To: ▼▼▼▼▼@mail.com
件名: Re: 大学院経済学研究科の特別セッション

トンプソン教授

大学院研究科プログラムの特別セッションについてご案内いただき、ありがとうございます。①参加登録する予定です。②一点お伺いしたいことがあります。（先ほどの）メールで言及されていた代表者の中に、現在大学院生として経済学研究科に在籍している方がいるかどうか、教えていただけますか。③その理由は、学生生活についてその方々とお話ししたいからです。また、セッションの全時間に参加する必要があるのかも教えていただけますか。というのも、午後4時30分にクラスメート数人と会い、プロジェクトの打ち合わせをする予定だからです。セッションに参加して、早めに退席しても問題ないようでしたら幸いです。このような機会をいただき、改めて感謝申し上げます。

よろしくお願いいたします。
伊藤　正志

重要表現

① I’m planning on signing up.
「参加登録する予定です」
この表現は、教授のメールに「登録方法は近日中に発表される」とあることを踏まえ、登録を今後行うという意図を伝える言い方となっています。もし登録方法がすでに発表済みなら、下記の「類似表現」のような、参加意思を率直に表す文章にしましょう。

日本語のメールでは、挨拶などをしっかり書く方が丁寧な印象になる傾向がありますが、英文メールは簡潔な方がベターです。特に本メールのように用件が参加連絡であり、大勢の学生の面倒を見なければならない教授に送る場合には、一読でわかる書き方を心がけましょう。冒頭で参加か不参加か述べ、楽しみな気持ちや不参加の理由などを1文で書き、感謝の言葉で締めくくるのがおすすめです。

類似表現：

丁寧

  • I’d like to participate.
    「参加させていただきます」

丁寧

  • I’d like to confirm that I’ll attend.
    「参加することをお伝えします（私が参加することを確定としてください）」

この2つの表現は、丁寧な参加表明として使えます。

その他の状況で使える表現：

ややカジュアル

  • I’m very interested in signing up.
    「参加登録に強い関心を持っております」

これは上記の「重要表現」「類似表現」に比べ、より一般的で柔軟な表現です。文字通りに「興味はある（しかしまだ決断していない）」という意味の表現として使えます。

丁寧

  • I’m afraid I will not be able to attend.
    「残念ながら参加できません」

丁寧

  • I’m sorry, but I may not be able to make it.
    「すみません、出席できないかもしれません」

不参加を伝えるときの、丁寧な言い回しです。お断りの表現なので、礼儀正しい言い方をした方がよいでしょう。

②I’d like to ask a question.
「一点お伺いしたいことがあります」
丁寧に質問をするときにはCould you tell me …?「私に…を教えていただけますか」というフレーズが便利ですが、この文の前に「質問がある」という意味の1文を置くと、意味がより明確に伝わります。

類似表現：

やや丁寧

  • I have a question.
    「質問があります」

Could you tell me …?「私に…を教えていただけますか」の前に置く文としては、このような表現も使えます。最もシンプルで使いやすい文です。

その他の状況で使える表現：

丁寧

  • I’d like to know something (first).
    「（まず）確認したいことがあります」

丁寧

  • I’d like some more information.
    「もう少々お伺いしたいことがあります」

1件のメールで複数の質問をする場合には、I have a question. を繰り返すより、上記の2つの例文のような表現をまじえてバリエーションをつけましょう。多彩な表現を使っている方が、洗練された印象のメールになるからです。

なお、I’d like to know something．「確認したいことがあります」は、しばしば first「まず」と共に使われます。このあと決断を下すなど、何かに先立って情報がほしいときに向いている言い回しです。

③The reason is that …
「それは…だからです」
質問をした際は、「なぜその質問をしたのか」という理由について、簡潔に書き添えるとよいでしょう。相手が質問の意図を理解しやすくなり、よりピンポイントな返事が期待できます。

なお、<理由→質問> の順で英文を書いても問題はありません。しかし、今回のメール例文のように <質問→理由> の順で、かつ質問と理由を別々の文として書いた方が、1文が長くなりすぎず、事情を明確に伝えやすくなるでしょう。

類似表現：

シンプル（カジュアルな文章・丁寧な文章の両方で使用可能）

  • This is because …
    「これは…だからです」
  • This is due to …
    「これは…によるものです」
  • The reason (why) is …
    「その理由は…」

その他の状況で使える表現：

シンプル（カジュアルな文章・丁寧な文章の両方で使用可能）

  • For context,
    「その事情は」
  • To explain (the / my situation),
    「（その状況を／私の状況を）説明すると」
  • To provide context,
    「事情を説明しますと」
  • To give some background information,
    「背景となる事情をお話ししますと」

「類似表現」の例文は簡潔に理由を説明するのに向いています。一方で、「その他の状況で使える表現」は複雑な状況を詳しく説明するのに便利です。綿密な調整が必要な場合や、さらに丁寧に書きたいときに使うとよいでしょう。

まとめ

教授のメールに返信する際は、参加・不参加など、趣旨をシンプルに書いたメールを速やかに返すのが基本です。付随して質問をする場合は、やや丁寧な返信を心がけましょう。また、質問をした理由や背景も必要に応じて伝えることで、相手とのコミュニケーションがスムーズになりますよ！　今回紹介した表現をぜひ実際に使ってみてくださいね。